التقدير اليدوي مقابل البرنامج: دليل المقاولين للقوالب المجانية و ...

حتى لو كنتَ مُتعاقدًا، فلا شك أنك بحاجة إلى كتابة تقدير أو اثنين للعملاء المُحتملين. يُعدّ إعداد التقديرات أمرًا ضروريًا للحصول على أعمال جديدة، ولكن قد تشعر أن هذه المهمة مُرهقة وتستغرق وقتًا طويلًا.

تتوفر خيارات مجانية لتقدير تكاليف البناء، مثل القلم أو الورقة أو القوالب. كما تتوفر منصات برمجية مدفوعة تُمكّنك من إنجاز هذه المهمة. ولكن، أيها الأنسب لشركتك؟

تابع القراءة لمعرفة ما إذا كان نموذج تقدير التكلفة للبرنامج هو الأنسب لتلبية احتياجاتك. سنستعرض إيجابيات وسلبيات كل طريقة لتتمكن من معرفة من يعمل على إعداد تقديراتك.

رغم عدم وجود طريقة أفضل للجميع، إلا أن عددًا متزايدًا من المقاولين يختارون البرامج اليوم. الدقة والكفاءة وتوفير الوقت الذي توفره البرامج تجعلها الخيار الأمثل. يمكنك تخصيص كل تقدير لتلبية احتياجات العملاء، والظهور بمظهر احترافي، والحصول على المزيد من الأعمال.

تقدير المقاولين: لماذا تهتم بطريقتك؟

يُعدّ إعداد التقديرات جزءًا أساسيًا من العقد، سواءً كنتَ مُعيد عرض أو سباكًا أو مُختصًا في أعمال الكراجات. هنا، يُبلّغ العميل بتكلفة المشروع، وغالبًا ما يتضمن جدولًا زمنيًا أيضًا. لذلك، يُعدّ تقدير المقاول للأدوات التي تختارها أمرًا بالغ الأهمية.

أولاً، أنت ترغب في استغلال وقتك على أكمل وجه. تريد مزيدًا من الوقت لإنجاز المهام، وتريد قضاء ساعات أقل في العمل الإداري. صحيح أنك تُقلل من تقديراتك، لكنك لا تحصل على أجر مقابل الوقت الذي تقضيه، أليس كذلك؟

التقدير المُحكم يُظهر احترافيتك في نظر العميل. فهو يعلم أن المفاجآت ستكون ضئيلة، وأن الجميع مُتفقون على كل شيء.

من أحد شركائنا – كيفية كتابة تقدير العمل

كما يُمكن أن يُمثل تقديرك خريطةً للوظيفة الفعلية فيما يتعلق بطلب اللوازم والموظفين والتوازن والالتزام بالجدول الزمني. هذه بعض المعلومات الرئيسية التي تحتاجها لكتابة تقدير، بالإضافة إلى أي طلبات خاصة من العميل.

تشمل عناصر التقدير الأخرى النفقات العامة وهوامش الربح. يجب التأكد من تغطية تكاليف إدارة أعمالك. من أمثلة هذه النفقات: مساحة المكتب، والمرافق، والبرامج، والتأمين، والإعلان. ثم عليك إضافة هامش ربح لتغطية نفقات كل مشروع.

هناك ثلاث طرق أساسية يمكن للمقاولين استخدامها لإنشاء التقديرات:

• الطريقة اليدوية التقليدية غير الرقمية
• استخدام قالب - املأ نموذجًا محددًا مسبقًا
• استخدام البرامج – نهج رقمي أكثر تخصيصًا

واصل القراءة لتعرف متى تكون كل طريقة أفضل. وستحصل على فهم أعمق عندما تكون الأدوات المجانية كافية وعندما يحين وقت الترقية لعملك.

المواد ذات الصلة - كيفية تقديم تقدير البناء (في 7 خطوات)

طريقة التقدير رقم 1: القلم والورقة

كانت تقديرات الأسعار بالقلم والورقة هي الطريقة المُتبعة لتقديم العطاءات قبل ظهور الحاسوب. كانت هذه الطريقة مفيدةً إذا كنتَ واقفًا مع العميل ولم ترغب في المخاطرة بخسارة العمل. لا يزال بعض المقاولين يستخدمون هذه الطريقة.

لإعداد تقديرات يدوية، يحمل معظم المقاولين لوحةً قابلةً لنسخ الكربون. وغالبًا ما كانت هذه هي الوسادة نفسها التي يستخدمونها لكتابة الفواتير عند الانتهاء من العمل.

طريقة أخرى هي استخدام آلة كاتبة أو معالج نصوص لإنشاء الهدية. ثم تُطبع وتُرسل بالبريد أو تُرسل يدويًا إلى العميل.

كما ذُكر سابقًا، قد تبدو هذه الطريقة أفضل إذا أراد العميل الحصول على تقدير فوري أثناء إعدادك للعمل. كما أنها مناسبة للمشاريع البسيطة التي لا تتطلب الكثير من التفكير.

على سبيل المثال، قد لا يتطلب تركيب مطبخ وحمام جديد لشخص واحد مزيدًا من التعقيد. بل يمكنك تحديد أسعار ثابتة، مقابل أسعار متغيرة، لهذا النوع من العمل، مما يجعل تقدير التكلفة يدويًا مناسبًا لفترة زمنية محددة.

مع ذلك، قد تبدو تقديرات القلم والورقة بدائية. كما أنها تترك مجالًا للخطأ البشري الذي قد يؤدي إلى نتائج أكثر تعقيدًا. قد تنسى بسهولة أمرًا يُقلل أرباحك في النهاية.

ماذا يحدث عند حدوث ذلك؟ لا يمكنك الرجوع إلى العميل وطلب المزيد من المال. بل عليك تحمّل التكلفة، مما يعني أنك ستربح أقل في المشروع.

طريقة التقدير الثانية: قوالب مجانية

الخطوة التالية بعد القلم والورقة التقليدية هي قوالب المقاول المجانية. ابحث عن هذه على الإنترنت أو أنشئها في شركتك لاستخدامك ولموظفيك. بعض القوالب شبه مجانية، ويمكن شراؤها عبر الإنترنت مقابل بضعة دولارات من مواقع مثل ETsy.

القالب هو إطار لبناء تقدير التكلفة. يتيح لك مساحةً لملء جميع العناصر الرئيسية المذكورة أعلاه، فلا تنسَ أي شيء.

القوالب مثالية بشرطين. أولاً، يجب أن تتضمن جميع العناصر اللازمة للتقدير. إذا وجدتَ قالبًا على الإنترنت، فيجب أن يعكس احتياجاتك، وإلا فسيكون التقدير ناقصًا.

ثانيًا، تُعدّ القوالب مثاليةً إذا كنت تُنفّذ نفس النوع من العمل بشكلٍ مُكرّر. يمكنك فقط إدخال أرقام اللوازم والتوظيف، وإضافة النفقات العامة وهامش الربح في النهاية. أو يمكنك زيادة أرباحك في أقسام أخرى، إذا كنت لا ترغب في إفسادها على العميل.

المواد ذات الصلة - التكاليف العامة: الأمثلة والتعريف والأنواع

يمكن طباعة نموذج لتقدير قيمة العقد وتعبئته. أو يمكن كتابته على جهاز كمبيوتر لطباعته أو إرساله عبر البريد الإلكتروني عند الانتهاء.

تُستخدم القوالب لإنشاء تقديرات أكثر تخصيصًا. إذا كانت شركتك تُجري العديد من الوظائف المختلفة، فقد لا تكون القوالب مناسبة. فكّر في قالب مثل نموذج مطبوع من هيئة الضرائب لحساب ضريبة الدخل وتقديمها.

من ناحية أخرى، يُشبه برنامج المقاول استخدام برنامج لإعداد الضرائب على جهاز الكمبيوتر، إذ يوفر خيارات تخصيص أكثر. بالإضافة إلى ذلك، يُمكنك ربطه بمصادر معلومات مالية أخرى لتقديم ضرائب أسرع وأكثر اكتمالاً.

تميل القوالب أيضًا إلى أن تكون مُولِّدًا لشخص واحد. إذا كنت بحاجة إلى الحصول على مُدخلات من عدة أشخاص، فلن تعمل هذه القوالب بكفاءة. قد ترغب في تقدير العديد من الموظفين، وهو ما يُمكنك تحقيقه باستخدام البرامج. أو، بصفتك رئيسًا، يُمكنك السفر والعمل عن بُعد.

طريقة التقدير رقم 3: برنامج المقاول

ويحتوي برنامج المقاول الذي يتضمن إنشاء التقديرات على عدد من المزايا مقارنة بالطريقتين الأخريين.

كما ذكرنا سابقًا، يمكنك تخصيص تقديراتك بشكل أفضل. هذا مثالي إذا كنت تُنفّذ العديد من المشاريع المعقدة أو أنواعًا مختلفة من العمل مع كل عميل. يمكنك تقسيم المستلزمات وساعات العمل المطلوبة بشكل أكثر تفصيلًا.

المواد ذات الصلة - تقدير مواد البناء: مديرية المقاولين (مع الصيغ)

كما يُحسّن السرعة دون المساس بالدقة، وهي إضافة قيّمة. هذا، بالإضافة إلى إمكانية تخصيص تقديرات التكاليف، يجعلان عملك يبدو أكثر احترافية. تُمكّنك المنافسة مع الشركات الكبرى من العمل حتى لو كنتَ مجرد مجموعة صغيرة من المشاريع بنصف الحجم أو أقل.

كما ذُكر سابقًا، تتيح منصات البرامج أيضًا لأي شخص لديه حساب وصول إلى المنشور. يُعد هذا مثاليًا عند إنشاء مشروع كبير يتضمن العديد من العناصر الصغيرة التي يجب أن تلتقي معًا.

ما هو أهم سبب يدفع المقاولين إلى استخدام حلول برمجية مثل Joist؟ يكمن السبب في إمكانية دمج التقديرات مع مشاريع أخرى. باستخدام الرافعة، يمكنك ربط تقديرات الفواتير والمدفوعات في أداة واحدة.

تذكر أنك تبحث عن طرق لتقليل الوقت الذي تقضيه في المهام غير الآمنة. لذا، فإن استمرار هذه المهام يُسهّل سير العمل ويزيد من سرعته.

كما أن وجود جميع عناصرك المالية تحت سقف واحد، إن صح التعبير، يُسهّل إنشاء التقارير واتخاذ القرارات بناءً على البيانات. وهذا ضروري إذا كنت ترغب في التقدم بطلب قرض أو توسيع نطاق عملك، على سبيل المثال.

القالب أو البرنامج: 7 أسئلة يجب أن تسألها لنفسك

لست متأكدًا مما إذا كان عليك استخدام نموذج أو برنامج تعاقد لإعداد تقديراتك؟ إليك سبعة أسئلة لمساعدتك في تحديد الطريقة الأنسب لعملك:

• هل لديك عمل جديد و/أو ميزانية محدودة؟ يُعدّ استخدام نموذج حاليًا خطوةً فعّالة. يمكنك التخطيط للبرنامج وتحديد ميزانيته بمجرد استيقاظك لمدة عام تقريبًا.
• هل تقوم بنفس النوع من الوظيفة مع القليل من التباين؟ هل عملك بسيط نسبيًا؟ قد يكفي قالب.
• هل يتعين عليك أو على موظفيك في كثير من الأحيان كتابة التقديرات على الفور؟ هل ترغب في تأمين أعمالك للعملاء؟ يُمكنك استخدام نموذج مطبوع في الموقع. لكن تطبيق تقدير التكلفة عبر الهاتف المحمول يمنحك مرونة أكبر ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء أثناء وجودك في مكان العمل.
• هل تحتاج إلى القدرة على استقبال عدد كبير من الأشخاص؟ هل ترغب في المشاركة في إعداد تقدير التكلفة؟ يُعدّ البرنامج المُتاح لهذه الأطراف بالغ الأهمية.
• هل اضطررت إلى تحمل تكلفة الأخطاء في التقديرات السابقة؟ هل نسيتَ عنصرًا أو قللتَ من قيمته؟ حان الوقت للانتقال إلى برامج لتحسين دقتك وزيادة أرباحك.
• هل تقوم بإنشاء خمسة تقديرات أو أكثر شهريًا؟ يجب عليك تسريع البرنامج لجذب العروض معًا.
• هل تقوم بتنمية نشاطك التجاري؟ هل تخطط للمستقبل القريب؟ سيساعدك برنامج المقاولين في ذلك، خاصةً عند دمجه مع وظائف مالية أخرى.